Aunque se suele pensar que hacer varias cosas al mismo tiempo es sinónimo de eficiencia, una especialista estadounidense constató que este intento reduce notoriamente la productividad.
Contestar el teléfono, preparar el informe del día siguiente y almorzar al mismo tiempo puede ser símbolo de una persona muy eficiente. Sin embargo, hacer tantas tareas a la vez puede demorar más tiempo que hacerlas de forma separada. Así lo afirma la investigadora Laura Stack, quien se ha dedicado a estudiar los lugares de trabajo y es autora del libro "Deje la oficina temprano". La escritora afirma que está comprobado que desdoblarse para hacer muchas labores parece eficiente en la superficie, pero no lo es en la práctica.
Costo de transferencia
La experta consigna, entre otros hallazgos, un estudio publicado en 2001 por la Asociación Americana de Sicología, que reveló que los trabajadores que quieren abarcar y hacer muchas cosas al mismo tiempo, pierden tiempo pasando de una tarea a otra. Es lo que Eduardo Olguín, consultor de la empresa Bumeran y docente del MBA de la U. de Chile, llama "costo de transferencia": no sólo se pierde tiempo al saltar de una labor a otra sin completar la primera, sino que ese costo u horas perdidas aumentan mientras más compleja es cada labor.
Varias, pero con eficiencia
Ahora, para solucionar esto, no se trata necesariamente de eliminar la costumbre de hacer más de una cosa al mismo tiempo, sino de conocer las reales capacidades que un individuo posee: "Para algunas personas, hacer varias tareas a la vez resulta más estimulante, pues una sola cosa se vuelve monótona. Entonces, la clave no es hacer las labores de a una, sino hacerlas en la medida en que la persona sea capaz de cumplir eficientemente", señala Olguín.
No al picoteo
Lo que sí es totalmente improductivo es "picotear" en hartas actividades sin acabar ninguna, lo que termina generando la sensación de que se tiene más trabajo del que se puede hacer. Esto es lo que, según una investigación del Instituto de Familia y Trabajo de Nueva York, siente el 33% de los empleados estadounidenses.
¿Siempre conectados?
Laura Stack advierte que lo que más tiempo quita es responder emails que no se relacionan con la labor, y desafía a los empleados a calcular cuánto avanzan en su trabajo en una hora sin usarla en medio para leer emails. Según la consultora Websense, esto cuesta más de US$ 178 mil millones al año a las empresas en EEUU. Ahora, Olguín sostiene que no siempre la red es dañina, ya que puede funcionar como recreo entre tareas: "Es importante hacer pausas, pues si se trabaja sin parar no existe sensación de logro, la que es necesaria para seguir trabajando. La red puede cumplir esa función, pero cuando se transforma en una excusa para parecer que se trabaja, claramente es improductivo", concluye.
Pautas para poder irse más temprano de la oficina
La experta estadounidense Laura Stack describe las principales claves para lograr irse más temprano de la oficina sin perder productividad:
Reuniones: nunca deben ser pasadas las 16 horas, ya que no hay margen de tiempo para comenzar a ejecutar tareas. Lo más tarde es justo después del almuerzo, dando margen para la acción.
Horarios: es mejor que la persona advierta que comenzará a retirarse todos los días a cierta hora. Los horarios conocidos son más respetados por los demás.
Tareas: pacte con el equipo de trabajo los momentos en los que se reunirán para asignar tareas. Así, no habrá interrupción en el trabajo que se realiza en otras horas.
Prepararse para salir: dar señales de que está a punto de retirarse o cerrar la puerta de su oficina son maneras de evitar asignaciones de último momento.
Tiempo de trabajo: para no verse presionado con el tiempo, se recomienda pedir para cada tarea la cantidad necesaria, no para trabajar más, sino para concluir lo que se tiene designado para ese día.
Empezar lentamente: hay que empezar a desarrollar habilidades para ser más productivo. Eso sólo se puede lograr lentamente, por lo que hay que elegir un día de la semana donde se deberá ser tan eficiente que se pueda salir antes de lo que normalmente se hace. A partir de ahí, se pueden ir a agregando más días.
Cómo organizar una jornada de manera eficiente
Concentración: para terminar un trabajo eficientemente y a tiempo es importante priorizar, esto es, elegir la labor más importante a realizar y hacer sólo esa. Sólo después hay que preocuparse de lo que sigue.
No acumular: las labores por hacer sobre el escritorio siempre aumentan. Cuando se encomienda una tarea hay que realizarla de inmediato para que no se junte con otra.
Planificación: hacer una lista, organizar y jerarquizar es una buena manera para ordenarse y con ello ser más eficiente.
Orden: muchos empleados pierden tiempo importante buscando el material que necesitan para trabajar. Por eso, hay que tener todo en su lugar, para así saber dónde encontrarlo cuando se necesite.
No ser interrumpido: ser distraído por otros es algo común en las empresas. No se trata de trabajar sin parar, pero sí dejar de poner atención a cosas sin importancia. Eso evitará la pregunta ¿adónde iba?
Solucionar problemas: esperar que otros lleguen con la respuesta a nuestras inquietudes o que otros solucionen los problemas que se tiene en el trabajo nunca resulta. Cada empleado debe lidiar con sus propios asuntos y seguir adelante. Eso permitirá ser más eficiente y avanzar más rápido.
Delegar: si la cantidad de trabajo es mucho mayor a la que es posible realizar, se debe tener a un compañero a quien encargarlo. Por eso es importante desarrollar buenas relaciones humanas y delegar.
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